Cómo poner en práctica las 5 «S» del método «Kaizen» en tu vida

La práctica de las 5S del método Kaizen es una de las formas de organización que la cultura japonesa creó para mejorar la productividad. Es común para agilizar procesos, tanto en fábricas como en oficinas. Además, sus principios son adaptables a diferentes aspectos de la vida cotidiana.

¿Quieres ser más eficiente al momento de organizar el garaje, limpiar la cocina o descartar artículos en desuso? Conoce las bases de esta filosofía y los pasos para trasladarla a las tareas diarias.

¿Qué es el método Kaizen?

Se trata de una estrategia general que engloba diferentes técnicas para elevar la productividad en el mundo empresarial. Gracias a su notorio éxito, en la actualidad se aplica a numerosas fábricas, oficinas y hasta se enseña en las escuelas de negocios.

El término se acuñó durante la década de 1940 y proviene de dos sinogramas de escritura japonesa. Por un lado, «kai» vinculado a ‹cambio›; por el otro, «zen», que significa ‹bueno›. El método Kaizen apela a las mejoras grandes y pequeñas que conforman un paso a paso hacia la eficiencia general.

Más allá de su uso como estrategia empresarial, también puede aplicarse como concepto filosófico para reordenar la vida personal. El método Kaizen como sistema para conseguir resultados puede aplicarse a propósitos de todo tipo.

Lo central es tener voluntad de cambio, superar la etapa de pereza y dejar de lado la procrastinación. Entre las múltiples variantes que componen el método, como teian kaizen, karakuri o kaizen kobetsu, se encuentran las conocidas como 5S.

Las 5 «S» del método Kaizen

Esta metodología se refiere a cinco palabras japonesas que comienzan con «S» y marcan las pautas principales para elevar la organización y la productividad. Se trata de las siguientes:

• Seiri: refiere a la clasificación.
• Seiton: significa ‹orden›.
• Seiso: vinculado a la limpieza e higiene.
• Seiketsu: apela a la estandarización del método.
• Shitsuke: autodisciplina para mantener la organización.

Esta técnica dentro de la filosofía Kaizen comenzó a aplicarse en la década de 1960 en corporaciones, como Toyota. Su finalidad es optimizar la producción, los costos, la actitud laboral, la calidad y la higiene.

¿Es posible adaptar la eficiencia de la industria japonesa a tu hogar o a tus tareas cotidianas? Más allá de su funcionalidad en fábricas y oficinas, las 5S del método Kaizen sirven para diversas circunstancias.

Esta estrategia ayuda a comenzar una actividad física, ordenar el hogar o iniciar un nuevo hábito. Incluso, puede convertirse en una de las claves para alcanzar el éxito personal. Veamos con más detalle cada paso del método para comprender cómo llevarlo a situaciones cotidianas.

1. Seiri, clasificación

Se trata de un concepto que aplica diferentes criterios de separación entre objetos necesarios e innecesarios. En este primer paso, la búsqueda consiste en revisar elementos, materiales y herramientas para deshacerse de las que no se usan y optimizar el espacio.

Una de las guías que funcionan para llevarlo a cabo es preguntarse cuántos años lleva sin utilizarse determinado objeto. Si es de uso esporádico, pero se necesita, guardarlo más lejos del alcance. Una vez seleccionado el descarte, se puede regalar, vender o, si ya no sirve, desechar.

Está claro que este paso es fundamental para reordenar los espacios laborales, a veces con papelerío o elementos sobrantes. Sin embargo, también puede ser muy útil en el hogar. Por ejemplo, para ordenar el cuarto de lavado, la cocina o el garaje, en general con muchos objetos desperdigados.

2. Seiton, orden

Al no contar con los objetos innecesarios, es más sencillo guardar y ordenar los restantes. El criterio que debe seguirse se relaciona con la frecuencia de uso. Si se utiliza a diario, debe guardarse en cajones o estanterías. Si es de uso semanal, puede almacenarse en cajas o alacenas.

Por el contrario, los elementos que se precisan pocas veces al mes pueden descansar en bodegas o garajes. Este método puede ser útil para la organización de la ropa en el cambio de estación.

3. Seiso, limpieza

Como su nombre indica, la limpieza es fundamental para mantener espacios laborales y personales, higienizados y organizados. Las 5S del método Kaizen sugieren criterios, como buscar las fuentes de suciedad y dejar los sitios igual de limpios que antes de usarse.

En el ámbito laboral, la propuesta es que cada trabajador se responsabilice de su área, con el fin de involucrar a todos en el mantenimiento. En casa, todos los integrantes pueden colaborar con la limpieza y la búsqueda de objetos que deberían higienizarse con más frecuencia.

4. Seiketsu, estandarización

Ya tienes tu espacio optimizado, organizado y limpio. Lo siguiente es adoptar normas, procedimientos y trucos para mantener el orden. Para la aplicación en empresas, es común la capacitación a empleados y responsables de todos los sectores.

Se suelen delimitar espacios y almacenes para seguir un criterio de guardado, además de dejar los objetos de uso frecuente al alcance. Tener los elementos importantes a la vista favorece el criterio de estandarización.

Convertir las 5S del método Kaizen en un hábito es importante para no volver a caer en el desorden. Puedes incluirlas entre los consejos para organizar el hogar.

5. Shitsuke, disciplinamiento

Una de las máximas del método Kaizen en general es que, si una persona puede hacer algo bien, también puede hacerlo mejor. En esta última etapa, se pretende convertir a las 5S en un hábito y, además, fomentar a una aplicación cada vez más eficiente.

También se vincula con el monitoreo en diferentes sectores del espacio. La finalidad es identificar lo más rápido posible dónde surge una posible falla. Al igual que el método declutter, puede aplicarse para ayudar a mantener la armonía del hogar.

Qué ventajas tienen las 5S del método Kaizen y cómo aplicarlas en casa

Aplicar la estrategia japonesa, tanto en el ámbito laboral como en el hogar, implica las siguientes ventajas:

• Ahorrar tiempo.
• Optimizar las tareas.
• Incrementar la higiene.
• Evitar pérdidas de objetos y herramientas.
• Mejorar la organización y la categorización.

Planifica un programa de limpieza y organización en casa bajo los criterios del método en los siguientes espacios:

• Computadora: tener los archivos organizados es esencial para la efectividad en la gestión digital.
• Mesa de trabajo: si cuentas con un espacio personal en casa para el trabajo o el estudio, utiliza las 5S para optimizarlo. Ganarás tiempo y calidad en tus tareas.
• Maquillaje: algunas personas cuentan con elementos de todo tipo y tamaño para maquillarse. En este rubro también existen objetos de uso más frecuente y otros más esporádicos, por lo que puede aplicarse el método Kaizen.
• Cocina: mantener el sitio ordenado mientras cocinas puede ser difícil, pero es importante para conservar la limpieza general. El método Kaizen ayuda a organizar un espacio con utensilios de todo tipo, tamaño y frecuencia de uso.
• Ropa: la organización de la ropa puede tener diversos criterios, como el color, el tamaño, la ocasión o el uso, según la estación. Lo fundamental es descartar lo que no se usa y dejar más a mano las prendas diarias. De esta manera, puedes organizar tu ropa, aunque no tengas armario.

Una estrategia que prioriza la eficiencia

Recuerda que la esencia del método Kaizen no es más limpieza o más organización. El objetivo central es la productividad y la generación de espacios que favorezcan la eficiencia.

En este sentido, se trata de una estrategia perfecta para optimizar la oficina en casa si realizamos teletrabajo. Además, funciona para espacios de tareas hogareñas y manualidades, como garajes o jardines.