Así es como el multitasking está dañando tu mañana de productividad (y cómo evitarlo)

¿Crees que hacer más de una tarea a la vez es la forma más productiva de aprovechar tu tiempo? A veces tratamos de completar varias actividades en simultáneo, creyendo que de ese modo podremos lograr más objetivos en menos tiempo. Pero la cierto es que este hábito puede provocar que desaproveches tu capacidad de concentración y rendimiento.

El cerebro humano no ejecuta dos tareas cognitivas a la vez. Lo que hacemos es cambiar de foco constantemente, y cada cambio tiene un coste. Los estudios al respecto estiman que estas interrupciones pueden reducir la productividad hasta un 40%. Esto significa que si tardas 30 minutos en completar una tarea cuando estás concentrado, con multitasking necesitarás 42.

Esa diferencia de tiempo se va acumulando y puede que termines haciendo menos de lo que esperabas. Por la mañana, cuando tu energía mental está en su punto más alto, lo mejor es aplicar otras estrategias.

El efecto real del multitasking y el verdadero coste de las interrupciones

Cuando saltas de una tarea a otra, tu cerebro no cambia de canal instantáneamente. Primero necesita reconfigurar sus recursos, es decir, dejar de lado las reglas de la actividad anterior y entender las nuevas. Mientras eso ocurre, se produce un coste de cambio que consume parte de tu tiempo y energía cognitiva.

Las investigaciones demuestran que estos costes aumentan con la complejidad de las tareas. Revisar el correo mientras escuchas música es manejable. Sin embargo, escribir un documento técnico mientras respondes consultas de clientes hace más probable que cometas errores, avances más lento y te fatigues más rápido.

Cuando interrumpes una actividad, intentar retomarla de nuevo puede llevar aproximadamente 23 minutos. Tu mente debe reconstruir el contexto mental: dónde estabas, qué ibas a hacer a continuación y cuál era tu línea de razonamiento. Este fenómeno se llama residuo atencional.

Como parte de tu atención se queda con lo que estabas haciendo previamente, trabajas más despacio, cometes más errores y te cansas antes. Si recibes tres interrupciones en una mañana de tres horas, estás perdiendo más de una hora solo en tiempo de recuperación.

Estrategias para ser más productivo por la mañana

Intenta programar tu mañana para que el trabajo profundo ocurra sin interrupciones.

• Reserva períodos de 60 a 90 minutos para trabajar en una sola cosa. Nada de correo, mensajería o redes sociales en ese tiempo. Si tu mente divaga o surge una idea, anótala en una lista y vuelve a tu tarea principal.
• En lugar de revisar el correo cada diez minutos, establece dos o tres momentos específicos del día para hacerlo.
• Desactiva notificaciones en el móvil y el ordenador durante tus bloques de trabajo. Si es posible, deja el móvil en otra habitación para evitar distraerte.
• Cuando una interrupción sea inevitable, antes de cambiar de tarea escribe una nota rápida sobre dónde estabas y qué pensabas realizar a continuación. Al volver, esta nota reduce el tiempo de reorientación de 23 minutos a 5 o 10.

Por supuesto, existen excepciones. Hay combinaciones de tareas que no representan un problema. Alguna acción automática, como caminar, doblar ropa, preparar la comida o café, puede hacerse en simultáneo mientras se escucha un podcast o se piensa en cómo resolver algún asunto. Lo que no debes es ejecutar dos cosas que demandan tu atención consciente al mismo tiempo.

La mañana es tu momento de mayor claridad mental. Desperdiciarla en constantes cambios no es eficiente. El multitasking te hace sentir ocupado, pero no te hace avanzar. Escoge tu tarea más importante, cierra todo lo demás y dedícale 90 minutos sin interrupciones.