9 consejos para organizar y proteger tus documentos valiosos
Pese a la llegada de la tecnología a nuestras vidas, siempre hay documentos valiosos en físico que queremos proteger y organizar. Personales, de negocios, facturas y otros tantos que no podemos darnos el lujo de extraviar, ya que se consideran imposibles de sustituir.
Por ello, es imperante tomar algunas medidas que reducen el riesgo de perder nuestros documentos. ¿Estás haciendo lo propio para que tus papeles valiosos no se deterioren? ¿No? Tranquilo, no pasa nada. Aún estamos a tiempo.
Los mejores hábitos para organizar y proteger tus documentos valiosos
Sí, lo sabemos, los archivadores han quedado en el pasado, tal como las guías telefónicas. Entonces cabe preguntar, ¿cómo voy a guardar y proteger mis documentos valiosos? No desesperes, porque te damos algunos consejos.
1. Clasifica
Categorizar los documentos es el primer paso. De este modo, al momento de necesitar alguno, podrás hallarlos con mayor facilidad.
Así, cuando estés haciendo la clasificación, puedes apartar los deteriorados para una posible reconstrucción. Un ejemplo claro son las fotografías en papel.
Dicho esto, considera las siguientes clasificaciones para materializar este paso:
- Familia: aquí van actas de nacimiento, adopción, pasaportes, carné de grupo sanguíneo, historias médicas, pólizas de seguro, contratos y otros del mismo estilo.
- Vehículos: a los autos se les debe guardar con celo la factura de compra, los recibos de pago y, si se trata de un carro usado, el contrato de venta. Del mismo modo, el seguro de vehículo debe formar parte de esta lista.
- Vivienda principal y otras propiedades: aquí deberían estar todos los documentos relacionados con la titularidad del bien, el contrato de alquiler, si es el caso, los recibos de los pagos de servicios, planos de la vivienda, entre otros.
2. Reemplaza los documentos perdidos
Puede que hayas perdido algún documento valioso y no te percataste hasta este momento, cuando decidiste poner en orden tus papeles importantes. Tranquilo. A todos alguna vez nos pasó. Si te has dado cuenta, intenta reemplazarlo a la brevedad.
En la mayoría de los casos este proceso es rápido. Lo importante es que realices la diligencia para así tener tus documentos a la mano. Y si ya no es posible que te expidan otro original, por lo menos están en la obligación de suministrar una copia certificada.
3. Destruye información de la forma apropiada
Es posible que durante el proceso de selección de documentos te encuentres con algunos papeles que resulten prescindibles o caducos, por lo que decidas deshacerte de ellos. Esto no tiene nada de malo. Solo debes asegurarte de que estos no terminen en manos equivocadas, y sobre todo si contienen información personal.
Para ello se recomienda usar una destructora de papel o, en su defecto, quemar la parte donde se refleje tu dirección, el nombre o demás datos personales. Así las cosas, si la información está archivada de forma digital y necesitas reemplazar el computador, toma las medidas necesarias para borrar del disco duro lo que no debe revelarse a cualquiera.
4. Elimina cualquier objeto de acero si quieres proteger tus documentos valiosos
Es común que para agrupar algunos documentos uses un clip, una grapa o quizás una liga. Pero estos elementos no son recomendables, ya que pueden arruinar los documentos importantes al oxidarse o incluso adherirse al papel. Solo usa sobres si crees necesario agruparlos.
5. Hazte de algunas portaláminas
Estas láminas son de papel, de plástico flexible, de acetato o de tela. Y son ideales para dividir documentos, incluso tus viejas fotos familiares, ya que están libres de ácidos. A diferencia de los álbumes convencionales, por ejemplo.
6. Guarda todo en un mismo lugar
Una vez que estén agrupados los documentos según sus categorías, lo ideal es guardarlos todos en un mismo lugar. Puedes hacerte de un archivador acordeón, que hay de diferentes materiales. También existen cajas especiales para almacenar; algunas de ellas con protección contra incendios.
Lo relevante es que tus documentos importantes queden guardados en un lugar común. Así es más práctico ubicarlos y usarlos en caso de que sea necesario.
7. Elige un lugar con cero humedad
El papel no se lleva bien con el agua, por lo que la temperatura ideal está entre los 18 y 20 grados centígrados. Busca un lugar ventilado donde estén descartados los factores que puedan generar humedad.
Ten en cuenta que el papel también es sensible al calor y a la luz artificial. En este caso, es recomendable evitarlos e incluso usar folders o sobres para mayor seguridad. Así mantendrás a raya el polvo.
8. Digitaliza los papeles para proteger documentos valiosos
Escanear nuestros documentos importantes y subirlos a la nube es una medida muy inteligente. Puede que los tengas almacenados en un pendrive. Esto no está mal, pero ten presente que las unidades se pueden dañar.
Así las cosas, tómate un tiempo y digitaliza uno por uno los papeles, tanto por el anverso como por el reverso. Hazles un lugar en la nube de tu preferencia.
9. Haz un registro de tus archivos
¿Ya organizaste los documentos? Entonces este es el momento para hacer un registro de lo que tienes y dónde lo tienes. Si está almacenado bajo clave, conserva las especificaciones que consideres necesarias.
Para ello puedes usar un lápiz y papel o tu computador. De esta forma, si necesitas que algún familiar acceda a la información, en caso de que no estés en casa, podrá hacerlo sin problema.
Asegúrate de que se trate de una persona confiable.
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La importancia de proteger de forma correcta los documentos valiosos
Un guardado incorrecto de los documentos puede hacer que el material se deteriore con rapidez, como perder el color de las hojas o la tinta con que fue impreso. Por otro lado, también hay insectos, como la Lepisma o los pececillos de plata, que pueden causar daño a tus documentos valiosos. Estos suelen alimentarse del papel.
Recuerda espolvorear y mover cada cierto tiempo los archivos donde guardas los documentos. Un día los necesitarás y te agradecerás por haberte tomado este tiempo de organización.