8 consejos útiles si debes realizar viajes de trabajo

Aunque a priori viajar por motivos laborales puede parecer un sueño hecho realidad, con el tiempo y con los sucesivos traslados el panorama cambia bastante. Sobre todo si no sabes cómo gestionar correctamente los viajes de trabajo.

Si ya tienes experiencia en este tipo de movimientos, sería bueno recordar algunas recomendaciones para que estos sean aún más productivos. Por el contrario, si recién te inicias en los viajes laborales, los consejos que estaremos repasando te serán de mucha utilidad para aprovechar al máximo cada salida.

Consejos prácticos para los viajes de trabajo

La Organización Mundial de Turismo (OMT) incluye en su glosario la definición de visitante de negocios, por lo que los viajes por trabajo desde hace mucho tiempo se contemplan dentro de este organismo internacional.

Existe una premisa en los viajes que se realizan por motivos laborales que muchas veces parece ser muy clara, pero que en la práctica se suele confundir. Y es que estarás trabajando y no de vacaciones. Por más que parezca una obviedad, es común que se mezcle el ocio con el trabajo.

Cuando viajas por razones laborales hay obligaciones, responsabilidades y objetivos que cumplir en un tiempo determinado. Asimismo, también es importante tomarse un momento para descansar y hacer algunas actividades recreativas, sobre todo si el destino se presta para ellas.

Pero es difícil determinar dónde está el equilibrio entre el trabajo y el ocio en los viajes laborales. Es por esto que hemos preparado estos 8 consejos útiles para tener en cuenta.

1. Organiza y planifica el viaje

Lo ideal es que tengas confirmadas las reuniones en sus horarios y lugares preestablecidos con varios días de antelación. Prepara tu agenda con la mayor cantidad de detalles posibles e incluye en ella los objetivos que quieres alcanzar.

En el caso de que tengas que dar disertaciones, verifica que el material de soporte audiovisual esté disponible, ensaya tu presentación y no olvides ningún documento. Si solo se trata de reuniones, hazte un listado de los temas a tratar y asigna de antemano el tiempo aproximado de cada una.

2. Arma el equipaje a consciencia

Una vez que tengas presentes las actividades que tendrás que hacer, de cuántas reuniones participarás, el horario y los lugares donde se llevarán a cabo, puedes planificar el equipaje. Ten en cuenta lo que indica el pronóstico para no empacar de más ni de menos.

Lo más práctico es llevar un traje clásico y algunas camisas para combinar. En el caso de las mujeres, los accesorios son buenos aliados porque no ocupan lugar y cambian por completo cualquier atuendo.

Tú serás la imagen de la empresa y tu aspecto debe estar siempre perfecto. Las prendas que elijas tienen que estar acordes a las diferentes situaciones que te toquen transitar.

3. Averigua sobre los viáticos

Cada empresa tiene su propia política en relación con los viáticos. Es importante que averigües qué se incluye y qué no, ya sea en cuanto a la alimentación, el alojamiento, la movilidad y los extras.

Lo ideal es confeccionar una tabla en la que detalles todos los gastos que tienes. Además, busca un lugar donde guardar los comprobantes de cada una de las erogaciones que has tenido. Recuerda informarte sobre los datos de facturación de la empresa para luego solicitar los reintegros.

4. Cuida tus gastos

Este punto se relaciona con el anterior, ya que es importante tener cierta austeridad a la hora de gastar el dinero de la compañía para la que trabajas. Siempre va a depender de los montos que se te asignen para cada aspecto de tu estadía.

Si son generosos, no abuses de ellos. No hace falta gastar todo el dinero que te dan para la comida comprando de más.

5. Cuida tus hábitos alimenticios

Si volvemos a la premisa que planteamos más arriba, recuerda que estás trabajando y no de vacaciones. En este sentido, la idea es que te alimentes de manera saludable e ingieras comidas ligeras que te permitan continuar con tu jornada laboral. No saltees almuerzos ni colaciones y siempre reserva un espacio para probar las comidas locales.

6. Infórmate sobre el sitio al que vas

Por más que viajes en nombre de la empresa, tú eres responsable de preparar toda la documentación para viajar. Nos referimos al pasaporte, la visa, el carnet de vacunas y los permisos. Tienes que reunir todos los requisitos con la mayor antelación que puedas.

7. Utiliza tu tiempo perdido

Mientras te encuentres de viaje, el trabajo que hacías en la oficina continuará llegando. Es por esto que debes procurar resolver algunas cuestiones de forma remota, como responder correos, enviar presupuestos, completar reportes. Por tiempo perdido nos referimos a la espera en un aeropuerto o a que llegue el traslado a determinado sitio.

8. Reserva un momento para el ocio

Por más que no estés de vacaciones, reserva un momento para conocer el lugar, contratar alguna excursión o simplemente salir a caminar para recorrer la zona. Por otro lado, descansa.

Puede pasar que tengas demasiadas actividades programadas para un solo viaje de trabajo y no hayas previsto el tiempo de descanso necesario para reponer energías.

Los viajes de trabajo son de crecimiento profesional

Los viajes laborales representan una excelente oportunidad de crecimiento no solo en lo profesional, sino también en lo personal. Se supone que si te han elegido para representar a la empresa en otro lugar, es porque confían en tus capacidades.

Este voto de confianza es importante para el desarrollo de tu autoestima y para la carrera profesional que puedas llevar a cabo en la compañía. Esperamos que puedas aprovechar cada viaje para aprender y crecer un poco más.