Técnica Pomodoro: ¿cómo usarla para aumentar la productividad?

¿Tienes muchas tareas y poco espacio para realizarlas? ¿Te da la impresión de que nunca vas a terminar los pendientes? ¿Piensas que el día debería tener 40 horas? En un mundo tan competitivo y demandante, la optimización del tiempo y del esfuerzo es una necesidad. Una forma sencilla y efectiva de lograrlo es con el llamado método o técnica Pomodoro.

Esta herramienta tiene como objetivo aumentar la productividad. Así, puedes aplicarla en distintas actividades, tanto para el trabajo como para el estudio. ¿Cómo implementarlo? ¿Cuáles son sus ventajas? Si quieres conocer todo sobre el método Pomodoro, no te pierdas este artículo.

¿Qué es el método Pomodoro?

La técnica Pomodoro es una herramienta cuyo objetivo es un trabajo enfocado con descansos planificados en el medio. Este método permite gestionar el tiempo de trabajo de una manera eficiente. Además, mejora la productividad y la concentración. 

El método se atribuye a Francesco Cirillo, quien lo formuló en 1980 luego de emplearlo en sus estudios. El nombre se debe a que él usaba un temporizador con forma de tomate, pomodoro en italiano. Pero ¿cómo funciona? Te explicamos el paso a paso a continuación:

• Céntrate en una sola tarea que sea bastante específica.
• Pon el cronómetro durante 25 minutos y comienza la tarea. Estos lapsos de trabajo son llamados «sesiones Pomodoro».
• Después de ese tiempo de trabajo, haz un descanso corto de 5 minutos.
• Tras completar cuatro bloques, toma un receso más largo de 15 a 30 minutos.

Con el tiempo, es aconsejable aumentar la duración de los lapsos Pomodoro, hasta un máximo de 50 minutos. Eso sí, los bloques de trabajo deben ser de total atención y concentración. La idea es hacer a un lado el viejo hábito de procrastinar.

¿Cómo aplicar la técnica Pomodoro?

El método Pomodoro es bastante sencillo. En este apartado, describimos el proceso con mayor detalle y aquello que debes tener en cuenta para que resulte efectivo.

• Subdividir. Debes fragmentar el trabajo en tantas tareas pequeñas como sea posible. Y si sigue pareciendo voluminoso, debes subdividir más.
• Hacer una lista de tareas y tachar las que están terminadas. Ya tienes una idea del trabajo, cuánto debes hacer y los subprocesos. Ahora, es mejor hacer una lista para no olvidar ni dejar nada por fuera. Cada vez que avances una casilla, tachas la anterior. Es posible comenzar con lo más urgente o lo más sencillo, según sea el caso.
• Programar el cronómetro. Esta es la herramienta fundamental: un reloj, un cronómetro o un temporizador será tu gran aliado. Al iniciar la tarea específica, debes programar para que suene en 25 minutos.
• Concentrarte al máximo. La clave de la técnica Pomodoro es que debes olvidarte de todo lo que no sea la tarea durante ese tiempo. No hay que pensar en la pareja, hijos, mascotas, en el móvil o las redes sociales.
• Descansar. Tal y como cuando estabas en el colegio, suena la alarma y detienes todo lo que estás haciendo. Marcas la tarea como finalizada o avanzada y tomas un breve pero merecido descanso. En este, haces lo contrario del paso anterior: piensa en lo que sea, menos en el trabajo.

¿Para quién es adecuado?

El método Pomodoro está recomendado para estudiantes y trabajadores. En la mayoría de los casos, lo puedes aplicar tanto dentro del ámbito laboral como en el académico. Por ejemplo, para estudiar por temas o para aquellos trabajos con actividades específicas que requieren de atención detallada.

Ahora bien, en algunos casos puede ser más bien contraproducente. Para un periodista, un escritor o, incluso, un artista plástico, 25 minutos pueden ser apenas suficientes para introducirse en el asunto. Detenerse puede significar perder el ritmo, el flujo creativo o la inspiración.

Para estas personas, lo más apropiado sería trabajar con períodos prolongados, de más de una hora. También es válido aplicarlo por tareas. Es decir, cada vez que terminen una sección, podrían tomar un descanso largo.

Por último, en aquellos que experimentan ansiedad, el uso de un cronómetro añade un factor de estrés, por lo que también es poco apropiado. Es posible que se preocupen más por el reloj que por la propia tarea.

Ventajas y desventajas de la técnica Pomodoro

Toda técnica de trabajo tiene sus pros y sus contras. La Pomodoro no es la excepción. Por eso, a continuación te comentaremos cuáles son los beneficios que puedes obtener de ella. De igual modo, los problemas que pueden surgir gracias a su implementación. ¡Vamos allá!

Beneficios del método Pomodoro

Como indicamos, puedes aplicar la técnica Pomodoro por igual en el estudio o en el trabajo, ya que proporciona diversas ventajas en relación con las tareas. Aunque puede no ser ideal para todas las actividades, ofrece beneficios para muchas de ellas.

1. Aumenta la concentración

La concentración puede ser un desafío. Son diversos los factores que logran interrumpir la continuidad en el trabajo e influir en el multitasking. Por ejemplo, distracciones con los dispositivos electrónicos, dificultades para concentrarte o interrupciones. En consecuencia, solo hay un resultado posible: la poca productividad.

Por eso, el principal aporte de la técnica Pomodoro es ayudar a enfocarte en una sola tarea a la vez para llevarla a cabo con éxito y reducir o eliminar las distracciones. Así, en un estudio de la Universidad de Lancaster indican que puede ser efectiva para abordar la multitarea en el ámbito escolar.

2. Mejora la administración del tiempo

Cuando aprendes a trabajar de manera sistemática, sabes lo que puedes lograr. Así, puedes controlar los ritmos y organizarte mejor en función del tiempo que dispones para la tarea total y para cada tramo.

Evitar las obligaciones y aplazarlas es uno de los principales errores si quieres aumentar tu rendimiento. La organización que promueve este método es ideal para no caer en la procrastinación y aprender a gestionar el tiempo.

3. Promueve la productividad

En relación con los puntos anteriores, es posible que aumente la productividad debido a la disminución de las interacciones. Así lo indica un estudio de IEEE en el que utilizaron la técnica Pomodoro en un entorno real de trabajo.

Después de aplicarla, el número de interrupciones internas disminuyó de forma significativa. De igual modo, aumentó la productividad y generó más satisfacción en los trabajadores.

4. Motiva y genera compromiso

A veces, el problema no es solo falta de tiempo o de atención, sino el compromiso y la responsabilidad. Quizá no empiezas la tarea porque piensas que no vas a poder terminarla y no quieres sufrir culpas ni desencantos.

No obstante, esta técnica es muy fácil de seguir. Si inicias dando un paso a la vez, y si asumes cada pequeña tarea como un logro, esto también puede ser un aliciente para continuar. Lo importante es que te propongas finalizarla cuando la comiences.

5. Disminuye el esfuerzo y la fatiga

Si cada cierto tiempo te detienes, el cerebro descansa y las posibilidades de fatiga mental disminuyen. Además, al dividir las tareas es posible que las proceses mejor. De esa forma, sentirás que avanzas con tus proyectos.

En cuanto al aspecto físico, al levantarte de la silla de trabajo, puedes caminar y estirar un poco. Esto ayuda a evitar las consecuencias del sedentarismo, como el dolor ciático, de cintura o la rigidez articular, entre otros.

Desventajas de la técnica Pomodoro

Para comenzar un método como este, hay que tener predisposición. Más allá de los buenos resultados que puedes conseguir al implementarlo, existen algunas complicaciones. Te indicamos cuáles son las más comunes.

1. Puede interrumpir actividades

Como mencionamos, existen ciertos trabajos que pueden resultar afectados con esta técnica, como los que incluyen creatividad. En efecto, no todas las actividades pueden dividirse en tareas que duren 25 minutos. Por ello, es posible que debas cortarlas en el medio y sufras pérdida de inspiración.

2. Requiere concentración

El tiempo de cada sesión Pomodoro puede parecer mucho, o no. En algunas ocasiones, puede que necesites más minutos para lograr enfocarte y comenzar una tarea. Por eso, solo funcionará de forma adecuada si estás activo desde el primer minuto. Esto puede ser difícil de lograr.

Así mismo, es posible que haya interrupciones en medio de las sesiones. Por ejemplo, una llamada, una persona que te consulte algo o un evento ajeno. En esos casos, lo ideal es ignorarlos o atenderlos el menor tiempo posible para, luego, continuar con tu tarea. Sin embargo, muchas veces no es posible y fomenta la dispersión.

3. Puede ser difícil de implementar

El método Pomodoro tiene un esquema muy estricto. Y esto puede ser bueno o malo para ti. Si te gustan las actividades con horarios definidos, puede que lo adoptes sin problemas.

En cambio, si tienes dificultades para trabajar así o necesitas más tiempo de descanso, quizá no sea la mejor solución. Esto se debe a que puede quebrantar el ritmo de atención.

Consejos para conseguir buenos resultados

Usar la técnica Pomodoro, en el trabajo o en los estudios, no debe representar ninguna dificultad. Sin embargo, puede funcionar mucho mejor si tienes en cuenta los siguientes consejos:

• Usa un tablero, cartelera o pizarra para anotar o visualizar las tareas. Puedes dividirlo en tres zonas: pendientes, en proceso y terminadas.
• Aléjate de cualquier fuente de distracción. Baja el volumen del móvil o, de ser posible, apágalo.
• Al final de cada tarea completada, te puedes dar una recompensa, como un café, una galleta o cualquier aperitivo.
• Si 25 minutos se hacen muy extensos, puedes comenzar con períodos cortos. Lo ideal es aumentarlos de forma gradual.
• Evita el multitasking o multitarea. Es decir, no realices varias tareas a la vez.
• Determina cuántos «Pomodoros» toma una actividad para finalizarla.
• No te saltees los descansos. Los recesos son la clave del éxito.

Apps para comenzar la técnica Pomodoro

La forma más sencilla de aplicar el método es con un temporizador. Como mencionamos, su creador usaba uno de cocina con forma de tomate. Aun así, existen apps para descargar en el móvil que pueden hacer la tarea más entretenida. Algunas de ellas son las siguientes.

1. Forest

Disponible para iOS y Android. Con una visual muy acogedora, esta app planta un árbol virtual cada vez que comienzas una tarea. A medida que avanzas en ella, verás cómo la planta crece. Eso sí, si la abandonas, el árbol morirá. Cuantos más Pomodoros realices, más árboles tendrás en tu bosque.

2. Focus To-Do: Pomodoro & Tareas

Cuenta con reportes detallados de tus proyectos, un planificador y programador para las tareas, música de fondo e informes diarios. Además, permite utilizar un «modo estricto» para impedir que el teléfono te distraiga. También está disponible para iOS y Android.

3. Milki

Otra opción tanto para iOS como para Android es esta app de la técnica Pomodoro. Tiene objetivos personalizables para cada actividad. También puedes competir contra ti mismo al evaluar las metas que tenías y tus tareas finalizadas. A medida que consigas sesiones Pomodoro, podrás desbloquear nuevas características.

Un método muy efectivo en las condiciones apropiadas

La técnica Pomodoro puede ser efectiva para muchos, aunque no es infalible. Como puedes ver, tiene sus ventajas y desventajas. Además, está pensada para ciertas tareas, por lo que puede no ser recomendable para todas. Por ejemplo, los trabajos más creativos suelen requerir mayor tiempo que el de una sesión Pomodoro.

Por supuesto, la puedes probar por unos días para ver cómo funciona o si debes adaptarla en algún sentido. Es posible ajustarla de acuerdo con tus labores diarias. Lo esencial es ponerla en práctica, sobre todo si tienes tendencia a la procrastinación.